¿Quién tiene que emitir el DeCA: el cargador o el transportista?

¿Quién está obligado a formalizar el DeCA?

El transportista efectivo y el cargador contractual, los dos. Lo dice el artículo 4 de la Orden FOM/2861/2012.

• Transportista efectivo: «la persona, física o jurídica, titular de la autorización a cuyo amparo se realiza materialmente el transporte».
• Cargador contractual: la persona, física o jurídica, «que contrata directamente con el transportista efectivo el transporte del envío, ya sea el cargador efectivo o bien otro transportista, una cooperativa o sociedad de comercialización, una agencia de transporte, un transitario, un almacenista-distribuidor, un operador logístico o cualquier otro que contrate habitualmente transporte o intermedie habitualmente en su contratación».

Si eres un fabricante o un distribuidor que contrata el porte directamente con un transportista, eres el cargador contractual. La norma no dice cuál de los dos genera el fichero. El Ministerio lo aclara en su FAQ: «En la Orden FOM/2861/2012 no se especifica quién debe realizar materialmente el documento, pero sí se establece que ambos están obligados a la formalización del documento de control». Texto completo en el artículo 4 de la Orden.

¿De qué dato responde cada uno?

El cargador contractual responde de las partes, el trayecto y la mercancía (letras a a d del artículo 6); el transportista efectivo, de la autorización especial, la fecha y las matrículas (letras e a g). Es el artículo 7 de la Orden, en la redacción de la Orden TRM/282/2026.

Según el artículo 7, cada uno responde de «la inexactitud o falta de datos» de sus letras, «así como aquellos otros que incluya en relación con el apartado h)». El peso es el dato que más se mueve entre la oficina y el muelle: lo tratamos aparte en cuando el peso lo fija la báscula.

¿Quién responde si el DeCA no va a bordo?

Los dos, salvo que el cargador contractual demuestre que lo emitió. El artículo 7.1 hace responsables a ambos de no formalizarlo y de que no se lleve a bordo, «salvo que el cargador contractual pruebe que el documento fue emitido, en cuyo caso éste será eximido de responsabilidad».

Por eso al cargador contractual le conviene poder enseñar cuándo se generó el documento. La Resolución de 5 de junio de 2026 obliga a la aplicación a registrar la fecha y hora de creación de cada fichero (apartado Primero.2). Y la LOTT incluye en la infracción del artículo 141.17 a las empresas «que no velen debidamente porque los conductores dispongan en formato papel o electrónico de la documentación que resulte obligatoria en los controles en carretera».

¿Qué pasa cuando subcontratas un porte?

Que tú pasas a ser el cargador contractual y la subcontrata es el transportista efectivo. El DeCA se formaliza entre el último de la cadena y quien le contrata (artículo 4 b de la Orden).

El Ministerio lo explica con un ejemplo: «Si un transportista (Transportista A) subcontrata a otro (Transportista B) para un determinado envío, entonces el último será el transportista efectivo (Transportista B) mientras que el primero será el cargador contractual (Transportista A)».

Y concluye que, «de cara al DeCA las responsabilidades recaen en quien realiza materialmente el transporte, el último de la cadena de subcontratación, y quien contrata a este». Por eso el nombre y el NIF del transportista efectivo son los de quien lleva el camión, no los de quien vendió el porte.

¿Cuántos ejemplares hay y quién los conserva?

Dos: uno para el cargador contractual y otro para el transportista efectivo, que lo lleva a bordo (artículo 8 de la Orden). Los dos tienen que conservarlo al menos un año (artículo 9.1).

El artículo 8 dice: «Uno quedará en poder del cargador contractual y otro en poder del transportista efectivo, debiendo este último llevarlo a bordo del vehículo durante el transporte del envío de que se trate». El artículo 9.1 obliga a conservar «un ejemplar o copia del documento de control, a disposición de la Inspección de Transporte Terrestre, durante al menos un año».

Con el DeCA electrónico no hace falta duplicar ficheros. La Resolución (apartado Segundo.4) permite que cada uno tenga su repositorio y añade: «Si los ficheros electrónicos los generó uno de ellos, es suficiente con que el otro pueda descargar los ficheros durante un año».

¿Y si llevo mi propia mercancía en mis camiones?

Entonces no hay DeCA. El artículo 1 de la Orden lo hace «exigible en los transportes públicos de mercancías por carretera», y llevar tu propia mercancía con tus vehículos y tus conductores, como complemento de tu actividad, es transporte privado complementario.

Eso no te deja sin papeles. Según la FAQ del Ministerio, en el privado complementario hay que llevar a bordo «documentación suficiente para acreditar los apartados a), c) y d) del artículo 102.2» de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres: que la mercancía es de la empresa o forma parte de su actividad, y que vehículos y conductores están integrados en su organización.

El DeCA tampoco se aplica a las exenciones del artículo 2.1 de la Orden, como las mudanzas o la paquetería. Lo tienes en a qué transportes se aplica.

¿Cómo lo hará DecaDriver?

Está en desarrollo. DecaDriver emitirá el DeCA con los datos de las dos partes y comprobará, antes de emitir, que no falta ninguno de los obligatorios, también cuando el porte lo hace una subcontrata.

• Subcontratas. El DeCA saldrá con la razón social y el NIF del transportista efectivo subcontratado, como pide el artículo 6 b) de la Orden.
• Conductores de fuera. Los conductores de la subcontrata recibirán su copia por un enlace que se abre sin cuenta, con el QR a pantalla completa, como admite el apartado Séptimo. Lo explicamos en qué copia lleva el conductor subcontratado.
• Errores que dicen de quién es el dato. Si falta el NIF del cargador o la matrícula del remolque, el aviso llegará antes de emitir e indicará qué parte responde del dato según el artículo 7. Es información: la herramienta no traslada responsabilidades.
• Sin volver a teclear. Podrás exportar estos datos desde tu ERP o tu Excel en lugar de escribirlos otra vez.