Qué es el DeCA y qué obliga a hacer desde octubre de 2026

¿Qué es el DeCA?

El DeCA es el Documento electrónico de Control Administrativo: el documento de control del transporte público de mercancías por carretera, en formato digital y con un código QR que apunta a la URL única del documento.

Cada envío de transporte público de mercancías tiene que ir acompañado de un documento de control que identifique quién contrata, quién transporta, qué se mueve y entre qué puntos. Hasta ahora ese documento podía viajar en papel. El DeCA es su versión electrónica, y desde el 5 de octubre de 2026 es la única válida.

El contenido no es nuevo: son los datos mínimos que ya fijaba la Orden FOM/2861/2012. Lo que cambia es el soporte. El documento se genera digitalmente, se entrega como PDF y se identifica mediante un QR que cualquiera puede leer en una inspección para descargar la versión vigente.

¿Desde cuándo es obligatorio el DeCA?

Desde el 5 de octubre de 2026, por la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (BOE-A-2026-12784).

La resolución fija la fecha a partir de la cual el documento de control administrativo en el transporte público de mercancías por carretera debe emitirse en formato electrónico. Puedes consultar el texto completo en el Boletín Oficial del Estado y el resumen oficial en la página del DeCA del Ministerio de Transportes.

La fecha importa por una razón práctica: no basta con tener un PDF el 5 de octubre. Hay que tener resuelto de dónde salen los datos, cómo llega el documento al conductor y qué se hace cuando algo cambia en el muelle de carga. Eso es trabajo de integración, y conviene empezarlo antes.

¿A qué transportes se aplica y a cuáles no?

Se aplica al transporte público de mercancías por carretera, tanto interior como de cabotaje. Quedan fuera el transporte privado complementario y el internacional.

• Sí aplica: transporte público de mercancías por carretera dentro de España, incluido el cabotaje.
• No aplica: transporte privado complementario, es decir, el que una empresa hace con vehículos propios para su propia actividad.
• No aplica: transporte internacional, que se rige por los convenios internacionales correspondientes.

En la práctica, si facturas portes a terceros y mueves mercancía por carretera dentro de España, el DeCA te afecta. Da igual que tengas dos camiones o cuarenta, y da igual que subcontrates parte de la flota: el transportista efectivo tiene que figurar en el documento.

¿Qué datos tiene que contener el DeCA?

Los datos mínimos son los de la Orden FOM/2861/2012: cargador contractual, transportista efectivo, origen y destino, naturaleza y peso de la mercancía, matrículas, fecha, autorización especial si aplica y observaciones.

Casi todos estos datos ya existen en el sistema de gestión de la empresa antes de que salga el camión: están en la orden de transporte, en el albarán o en la ficha del vehículo. El problema habitual no es saber el dato, es volver a escribirlo en otro sitio.

¿Qué formato debe tener el fichero?

Un PDF generado de forma nativa digital, de 5 MB como máximo, con un código QR que apunte a la URL única del documento.

• PDF nativo digital. No vale escanear un documento en papel: el fichero tiene que generarse digitalmente.
• 5 MB como máximo por documento.
• Código QR impreso en el propio documento, que lleva a la URL única de ese DeCA.

El QR es lo que convierte el PDF en un documento verificable. En una inspección no hace falta fiarse del papel que enseña el conductor: se lee el código y se descarga el documento vigente desde su origen.

¿Qué requisitos tiene la URL del código QR?

Tiene que ir por HTTPS con TLS 1.2 o superior y permitir la descarga directa, sin usuario ni contraseña. Puede desactivarse 7 días después de terminar el servicio.

• HTTPS con TLS 1.2 o superior. Nada de http:// ni de certificados obsoletos.
• Descarga directa. Una URL que lleve a una pantalla de acceso con usuario y contraseña no es válida: quien lee el QR tiene que obtener el documento.
• Vigencia. La URL puede desactivarse a partir de los 7 días siguientes a la finalización del servicio.

Este requisito tiene una consecuencia de diseño importante. Como la URL es pública mientras el servicio está vivo, debe ser larga y no adivinable, y debe servir únicamente el documento de ese envío. No es un sitio donde poner información que no deba ver quien tenga el QR delante.

¿Qué pasa si cambia la cantidad durante el transporte?

La normativa admite dos opciones: modificar el mismo fichero dejando los datos antiguos marcados como no válidos y manteniendo la URL, o generar un fichero nuevo conservando el original. En los dos casos el PDF actualizado tiene que llegar al conductor.

Es la situación más común del día a día y la que más quebraderos de cabeza da. El albarán decía 5.000 pollos y en la granja solo había 4.999. La paleta no cabe. El destino cambia a mitad de ruta. El documento que salió de oficina ya no describe lo que va en el camión.

1. Modificar el mismo fichero. Los datos antiguos se conservan marcados como no válidos y los nuevos se añaden. La URL no cambia, así que el QR que lleva el conductor sigue sirviendo.
2. Generar un fichero nuevo y conservar el original. Hay dos documentos y dos URL, y hay que asegurarse de que el conductor lleva la buena.

DecaDriver usa la primera opción. El valor anterior queda tachado junto al nuevo, con quién lo cambió y a qué hora, y el PDF se actualiza manteniendo la misma URL y el mismo QR. El conductor no tiene que volver a imprimir nada.

¿Qué tiene que llevar el conductor?

Una copia del DeCA, electrónica en el móvil o impresa. En los dos casos tiene que incluir el código QR.

La copia electrónica es la opción razonable cuando el documento puede cambiar en ruta: si el DeCA se actualiza, el móvil enseña la versión vigente sin pasar por una impresora. Si se lleva impreso, el QR sigue apuntando a la URL actualizada, pero el papel en la mano ya no coincide con lo que se descarga.

¿Necesita firma el DeCA?

No. La firma no es obligatoria. Solo se exige firma electrónica avanzada si el documento tiene finalidad contractual.

Como documento de control administrativo, el DeCA no requiere firma. La exigencia de firma electrónica avanzada aparece cuando el documento se quiere usar además como prueba del contrato de transporte, es decir, cuando cumple una finalidad contractual y no solo de control.

Conviene decidirlo antes de elegir cómo se emite: si el objetivo es únicamente cumplir con el control administrativo, el requisito es más sencillo de lo que suele suponerse.

¿Cuánto tiempo hay que conservar el DeCA?

Un año como mínimo.

La URL pública del QR puede desactivarse 7 días después de terminar el servicio, pero eso no es lo mismo que borrar el documento. La obligación de conservación sigue: el DeCA y su histórico de modificaciones tienen que poder recuperarse durante al menos un año.

¿Hay que contratar un proveedor homologado?

No. La normativa no exige homologación del proveedor ni comunicar el dominio desde el que se sirven los documentos.

Lo que la norma exige son requisitos sobre el documento, no sobre quién lo emite: PDF nativo digital con QR, URL por HTTPS y sin credenciales, trazabilidad de las modificaciones y conservación. Desconfía de cualquiera que te venda una homologación oficial del DeCA, porque no existe.

Eso no significa que dé igual con quién lo hagas. La diferencia entre proveedores está en lo de siempre: de dónde salen los datos, qué pasa cuando algo cambia en ruta y cuánto trabajo manual te queda.

¿Qué sanción hay por no llevar el DeCA?

Según la normativa sancionadora de transporte, no llevar el documento de control o llevarlo incompleto se sanciona con entre 401 y 600 euros por envío.

Es una sanción por envío, no por empresa ni por inspección. En una flota con muchos servicios diarios, el riesgo no está en la cuantía de una multa suelta, sino en que el fallo sea sistemático: un documento incompleto por defecto es un documento incompleto en todos los viajes.

¿Cómo prepararse antes del 5 de octubre de 2026?

Localiza dónde viven hoy los datos del servicio, decide cómo llegará el documento al conductor y define qué se hace cuando algo cambia en carga.

1. Inventaría los datos. Comprueba que tu ERP o CRM ya guarda los ocho datos obligatorios y con qué calidad. El NIF del cargador y las matrículas del remolque son los que más suelen faltar.
2. Decide el origen único. El DeCA debe generarse desde donde ya está el servicio, no en una hoja aparte. Si hay que teclear dos veces, habrá discrepancias.
3. Resuelve la entrega al conductor. Necesita el documento con QR antes de cargar, y la versión actualizada si cambia algo.
4. Define el circuito de cambios. Quién puede modificar qué, quién lo aprueba y dónde queda registrado.
5. Prevé la conservación. Un año como mínimo, con el histórico de modificaciones recuperable.

¿Cómo resuelve DecaDriver el DeCA?

DecaDriver genera el DeCA desde tu propio sistema de gestión y registra cada cambio que hace el conductor en ruta, manteniendo la misma URL y el mismo QR.

• Integración con tu sistema. API REST en JSON y webhooks para conectar cualquier ERP, CRM o TMS, con conectores ya hechos para los más habituales del sector. La integración la hacemos nosotros.
• App del conductor. Recibe el DeCA con su QR y registra los cambios en el momento, en el muelle.
• Histórico inmutable. Valor original tachado, valor nuevo, autor y hora. El jefe de transporte aprueba o rechaza desde el panel web.
• Mismo QR después del cambio. El PDF se actualiza sobre la misma URL, así que lo que lleva el conductor sigue siendo válido.

DecaDriver está en desarrollo de cara a la entrada en vigor. Si quieres verlo antes que nadie y contarnos cómo trabajáis, solicita una demo.